Você está aqui:Home » Dicas » Professores » Matrícula escolar: 10 dicas para organizar o processo de matrícula

Matrícula escolar: 10 dicas para organizar o processo de matrícula

Olá, leitor!

O período de matrícula costuma ser movimentado para as escolas. É preciso cuidar dos documentos, das questões financeiras, da divulgação, das renovações de alunos que já estudam na instituição e do ingresso de novos estudantes. São muitas variáveis nessa equação e todas precisam ser cuidadosamente analisadas. Para ajudá-lo, no artigo de hoje, daremos 10 dicas para organizar o processo de matrícula. Acompanhe!

10 dicas para organizar o processo de matrícula

Dicas para organizar o processo de matrícula

Fonte: Reprodução

A administração criteriosa do processo de matrícula é fundamental, uma vez que envolve captação de recursos, comunicação com pais e alunos, organização das turmas, distribuição das aulas e dos professores. Com uma equipe dedicada e eficiente, é possível passar pelo período de matrícula com tranquilidade.

Analise seu desempenho

Antes de iniciar o processo de matrícula deste ano, é interessante fazer um balanço do desempenho da escola em ocasiões anteriores. Veja quanto o número de renovações variou nos últimos anos, analise a quantidade anual de matrículas novas, reflita sobre a eficiência da divulgação e não deixe de conversar com pais e alunos, ouvindo críticas, elogios e sugestões.

Organize os contratos 

Mesmo que a escola tenha um modelo de contrato pronto, é fundamental que esse documento seja revisto anualmente. Tanto as datas quanto os valores sofrem mudanças a cada ano. Além disso, os preços devem levar em conta possíveis eventos promovidos pelo colégio, como concursos e provas para a concessão de bolsas de estudo ou descontos.

Pense em eventos especiais

Algumas escolas promovem eventos especiais durante a campanha de matrícula, como provas de seleção, concursos para bolsas ou descontos. Apenas se lembre de que acontecimentos desse tipo precisam considerar a realidade da escola, avaliando a demanda por vagas, a quantidade de alunos e de recursos disponíveis. Também é preciso considerar o cronograma do processo de matrícula e a alocação de funcionários para a realização dos eventos.

Tenha um calendário

Planeje as datas de início da divulgação, de envio dos documentos para os familiares dos alunos, de pagamento e de confirmação da matrícula. Normalmente, a partir do envio dos documentos e valores para os pais, há por volta de 40 dias para realizar a adesão. Alunos antigos costumam ter prioridade, logo, as vagas para novatos demoram um pouco mais para abrir.

Estime a quantidade de vagas

Ao iniciar o processo de matrícula, a instituição precisa ter uma ideia de quantos alunos farão a rematrícula e quantas vagas serão disponibilizadas para estudantes novos. Pensar nesses números com antecedência é fundamental, pois a quantidade de alunos determina a divisão das turmas, a disponibilidade de salas, a alocação de professores e a captação de recursos financeiros. 

Uma sugestão para obter esses números o mais rápido possível é realizar uma pesquisa de intenção com os alunos no início do segundo semestre e, a partir de então, balizar a captação de novos estudantes.

Invista em publicidade

A retenção de alunos antigos e a captação de novatos são essenciais para a manutenção do funcionamento da escola. Assim, investir em marketing se torna parte do planejamento do processo de matrícula. Para tanto, a instituição pode contratar uma agência de comunicação, manter contato com a imprensa e investir na propaganda por meio das redes sociais.

Monte uma equipe

O período de matrícula exige muito cuidado e atenção. É essencial que os funcionários estejam preparados. A secretaria, a recepção e o setor financeiro devem estar prontos para auxiliar pais e alunos. O mesmo vale para os funcionários responsáveis pela limpeza e manutenção, já que as instalações da escola precisam estar em condições de receber todos confortavelmente. 

Organize seus arquivos

Todas as movimentações e todos os documentos do processo de matrícula precisam ser arquivados e registrados. Essa é uma forma de a instituição se proteger de possíveis reclamações e questionamentos. Um jeito de compilar os documentos sem ocupar muito espaço é utilizando computadores ou serviços de armazenamento em nuvem.

Use softwares de gestão escolar

Por meio de softwares de gestão escolar, é possível otimizar o processo de matrícula e o controle sobre os dados dos alunos. Com esses programas, as instituições de ensino têm mais facilidade para organizar as demandas e lidar com a informação de forma segura, já que os dados costumam ser criptografados. Além disso, em alguns casos, os pais dos alunos conseguem preencher e enviar documentos online, sem a necessidade de se deslocarem até a escola.

Para pais e alunos…

Planejamento é a palavra-chave para pais e alunos lidarem com o período de matrícula de forma tranquila. Se seu filho pretende mudar de escola no próximo ano, comece a pesquisar outras instituições de ensino com antecedência. Assim, tanto você quanto a criança podem visitar, conversar e refletir sobre cada uma. E, mesmo que o pequeno permaneça na escola atual, providencie os documentos necessários o quanto antes.

Gostou do nosso artigo com dicas para organizar o processo de matrícula? Ficou com alguma dúvida? Deixe aqui nos comentários!

Boa sorte e até logo!

Deixe um comentário

© 2012-2019 Canal do Ensino | Guia de Educação

Voltar para o topo