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Fluxograma online: Formas simples para criar fluxogramas do zero

Olá leitores!

Grande parte das pessoas tem muito mais facilidade em aprender e compreender um determinado assunto quando são apresentadas figuras, as quais explicam e exemplificam um tema que está sendo estudado. Por essa razão, o uso de fluxogramas é comum tanto no ambiente escolar quanto nas reuniões de negócios.

O que é um fluxograma?

O primeiro fluxograma foi apresentado por Frank Gilbreth aos membros da Sociedade Americana de Engenharia Mecânica, em 1921, como parte da apresentação sobre Gráfico de Processos. Desde então, esse instrumento é utilizado para a descrição de toda a sequência de etapas de um sistema, a qual permite rápida visualização dos momentos de decisão e identificação de entrada e saída de dados.

Basicamente, um fluxograma é uma representação gráfica de um determinado processo, o qual exige a visualização do passo a passo de uma ação. O principal objetivo é apresentar, de maneira simplificada, o curso das informações mais evidentes de uma sequência operacional, caracterizando, desse modo, o trabalho realizado.

Essa representação gráfica é muito utilizada em diversas áreas, pois um fluxograma permite que as informações sejam:

  • estudadas;
  • documentadas;
  • planejadas;
  • melhoradas; e
  • permite a comunicação entre processos mais complexos.

As fases de um fluxograma são representadas por diferentes formas geométricas, sendo elas círculos, retângulos, ovais, triângulos, entre tantas outras formas, onde cada uma delas define uma etapa do processo. Lembrando que as linhas e as setas são utilizadas para conectar a sequência do fluxo de informações.

Os fluxogramas podem considerar a forma de representação gráfica mais comum em todo o mundo. Qualquer pessoa consegue desenvolver esse tipo de material ou compreender a informação que está sendo transmitida.

Dependendo da área do conhecimento, o fluxograma recebe nomes distintos, mas o seu objetivo é sempre o mesmo: facilitar a compreensão das informações que estão sendo transmitidas. Veja os nomes mais comuns que um fluxograma pode receber:

  • fluxograma linear ou diagrama de blocos;
  • fluxogramas de processo;
  • mapas de processos;
  • fluxogramas funcionais;
  • mapeamento de processos de negócios;
  • notação de modelagem de processos de negócio (BPMN, em inglês);
  • diagramas de fluxo de processos (PFD, em inglês);
  • diagramas de fluxo de dados (DFDS); e
  • diagramas de atividade de linguagem de modelagem unificada (UML, em inglês).

Quando um fluxograma pode ser utilizado?

Existem momentos específicos no qual um fluxograma pode ser utilizado, são eles:

  • Quando é preciso compreender o funcionamento de um determinado processo;
  • Quando há a necessidade de estudar um processo em específico com o objetivo de incluir melhorias;
  • Quando se tem o intuito de comunicar para outras pessoas como esse determinado processo deve funcionar;
  • Quando é observada a necessidade de oferecer mais qualidade de comunicação entre as pessoas que estão envolvidas em um mesmo processo;
  • Quando há a necessidade de documentar uma fase ou todo o processo; e
  • Quando se está planejando um projeto e é vista a necessidade de apresentar o passo a passo.

Tipos de fluxogramas

Um fluxograma é definido de acordo com sua forma e disposição, sendo que os mais conhecidos são:

1. Fluxograma linear

O fluxograma linear, também conhecido como diagrama de blocos, é definido como aquela representação gráfica cuja sequência de trabalho é exibida aos poucos, dessa maneira, compondo totalmente o processo. O principal objetivo é auxiliar na identificação de retrabalhos, redundâncias no projeto, ou, até mesmo, de etapas desnecessárias.

2. Fluxograma – Diagrama de Blocos

Conhecido como diagrama de blocos, é uma espécie de diagrama mais simples, composto apenas por blocos. Além disso, não envolve tomada de decisões, permitindo uma rápida noção da sequência de funcionamento de um processo. Muito utilizado em instruções de trabalhos simples e macro fluxo de processos.

3. Fluxograma – Funcional

O fluxograma funcional, também conhecido como matricial, tem como principal objetivo apresentar o processo na fase atual, bem como as pessoas ou equipes que estão envolvidas em cada etapa do projeto. É nesse tipo de representação gráfica que são utilizadas linhas verticais e horizontais, a fim de definir as responsabilidades e a função de cada indivíduo dentro do processo, bem como o momento em que cada equipe deve se relacionar.

Ele abrange diferentes áreas de trabalho e se torna extremamente útil quando localiza problemas no tempo de ciclo dos processos. Também nomeia os responsáveis por cada setor, podendo apresentar uma linha de tempo cronológica.

Alguns especialistas ainda apresentam outros tipos de fluxograma mais complexos e com funções diferenciadas, são eles:

  • Fluxograma de documentos

    O fluxograma de documentos tem como objetivo apresentar os controles que existem no fluxo de documentos, por meio dos elementos que compõem um dado sistema de várias unidades de uma empresa. Essa modalidade de representação gráfica deve ser lida da esquerda para a direita.

  • Fluxograma de dados

    O fluxograma de dados tem a finalidade de apresentar os controles que são responsáveis pela regulação do fluxo de dados em um sistema. Essa representação gráfica é utilizada para exibir os canais nos quais as informações são transmitidas dentro de um processo.

  • Fluxograma de sistema

    Por sua vez, o fluxograma de sistemas tem o objetivo de apresentar o fluxo de dados, por meio dos principais componentes que fazem parte de um determinado sistema. Por exemplo, programas, entrada de dados, processadores, meios de armazenamento e redes de comunicação.

  • Fluxograma de programas

    Há ainda o fluxograma de programas, que tem a finalidade de apresentar os controles internos incluídos no programa de um dado sistema da empresa.

  • Fluxograma – Processo Simples

    Tem a mesma característica do Diagrama de Blocos, com inclusão do operador de decisões.

  • Fluxograma – Vertical

    Tem como vantagens a rapidez de preenchimento, clareza na apresentação e a facilidade de leitura. É utilizado para descrever, simbolicamente, um procedimento executado por vários funcionários, cada qual desempenhando uma tarefa diferente, ou para detalhar uma rotina realizada por uma única pessoa.

  • Fluxograma – ANSI

    American National Standards Institute é o mais completo, complexo e mais utilizado. É empregado em gestão de negócios e qualidade, tendo sua origem na programação de sistemas.

O autor do livro “Microprocessors: Design and Applications” (“Microprocessadores: desenho e aplicações”, em tradução livre), Veronis, em 1978, descreveu outros três tipos de fluxograma. Dessa vez, com base no nível e no escopo de detalhes, são eles:

  • Fluxograma de sistema

    Esse é o tipo de fluxograma que permite identificar os dispositivos que serão utilizados durante o processo.

  • Fluxograma geral

    Basicamente, o fluxograma geral oferece uma visão global do processo, ou seja, ele não possui detalhes, como os demais tipos que foram apresentados.

  • Fluxograma detalhado

    Diferente do fluxograma geral, o fluxograma detalhado tem como objetivo apresentar especificações do processo.

Além dos fluxogramas que já foram citados, ainda existem os fluxogramas adicionais, que incluem:

1. Diagrama de raias

O diagrama de raias, também conhecido como fluxograma de raias, tem a função de mostrar a definição de funções para cada pessoa da equipe dentro do processo.

2. Fluxograma de fluxo de trabalho

O fluxograma de fluxo de trabalho tem a finalidade de documentar o fluxo de trabalho. Esse tipo de representação gráfica pode envolver documentos, tarefas e até mesmo informações em escritórios.

3. Fluxograma de cadeia de processo mobilizada por eventos (EPC, em inglês)

O EPC é um tipo de fluxograma responsável pela documentação e planejamento de um processo de negócio.

4. Fluxograma de especificação e descrição de linguagem (SDL, em inglês)

Esse tipo de fluxograma é o mais recomendado para a realização de brainstorming de algoritmos de computador, no qual são utilizados três componentes básicos: o bloco, a definição e o processo de sistema.

5. Diagrama de fluxo de dados (DFD)

O diagrama de fluxo de dados tem como principal objetivo mapear o fluxo de informações de qualquer sistema ou processo.

6. Diagrama de fluxo de processo

O diagrama de fluxo de processo (PFD, em inglês), também conhecido como fluxograma de processo, tem a finalidade de esclarecer as relações existentes entre os principais componentes que fazer parte de uma fábrica industrial.

7. Notação de modelagem para processos de negócios (BPMN 2.0, em inglês)

Já a BPMN 2.0 é responsável por modelar as etapas que fazem parte de um processo de negócios planejados.

Outros autores ainda listaram outros tipos de fluxograma menos comuns, tais como:

  • Fluxograma de programa;
  • Fluxograma de decisão;
  • Fluxograma lógico;
  • Fluxograma de produto; e
  • Fluxograma de processos.
fluxograma-online

Reprodução

Formas básicas de um fluxograma

Em um fluxograma são utilizadas formas geométricas básicas para informar a função de cada informação. Veja agora o que cada uma das formas básicas representam dentro de um fluxograma:

  • Oval: início ou fim;
  • Losango: decisão;
  • Retângulo: processo ou processo pré-definido;
  • Círculo: conector;
  • Trapézio: operação manual;
  • Paralelogramo: informação;
  • Hexágono: preparação.

Como criar um fluxograma

O processo de criação de um fluxograma deve seguir uma série de pequenas regras para que, assim, fique claro e ofereça os benefícios esperados dentro de um projeto. Veja agora o passo a passo:

1. Definição de metas e de escopo

Essa fase da criação de um fluxograma é, certamente, uma das mais importantes, afinal, sem uma definição de meta bem estabelecida, o sucesso do proposta é praticamente inexistente. Na definição de metas, você deve colocar o que se espera do projeto, além dos pontos iniciais e finais desse estudo.

Vale ressaltar, entretanto, que nessa etapa é interessante o gráfico ser simplificado. Dessa maneira, você conseguirá se comunicar melhor com o público ao qual irá apresentar.

2. Identifique as tarefas em ordem cronológica

Para a realização dessa etapa, o diálogo é fundamental. Você terá que conversar com as pessoas as quais participarão do projeto, seja de forma direta ou indireta. Uma dica nessa fase de criação é anotar, fazer rascunho, a fim de que nada saia do escopo ou corra o risco de você esquecer de algo.

É interessante que seja realizado um brainstorming com a equipe que irá participar do projeto, pois, assim as atividades poderão ser melhor distribuídas. Nessa fase, você não precisa definir a sequência dos fatos, mas precisa manter todas elas registradas. Assim, fica organizado e ajuda as pessoas a se lembrarem de suas funções.

3. Organize-os por tipo e forma correspondente

Outra regra importante, que você precisa seguir no processo de criação do seu fluxograma, é organizar por tipo e forma correspondente. Por isso é importante você conhecer as formas e suas funções que falamos no decorrer desse post.

4. Faça a revisão do fluxograma

Após a definição do projeto, etapas a serem seguidas e funções já distribuídas, é hora de trabalhar na criação propriamente dita do seu fluxograma. Desenvolva a representação gráfica com atenção, seja bem criterioso e, ao final, faça uma boa revisão para ter certeza de que nada foi deixado de lado ou para trás.

5. Responda as questões

Ao finalizar a elaboração do fluxograma, é interessante que algumas questões sejam respondidas, tais como:

  • O processo é efetivo e eficiente a ponto de ser novamente redesenhado ou remodelado, caso necessário?
  • Você consegue definir as forças e as fraquezas que estão presentes no processo?
  • Qual a importância do projeto para a empresa? Ele tem um papel eficaz para o crescimento da organização?

Dicas importantes para a criação de fluxogramas

Dica 1: não se preocupe em achar que o fluxograma está dentro de alguma norma correta. Existe sim o uso das formas que é padronizado, mas o ideal é que a representação gráfica seja desenvolvida para ajudar todos que façam parte da equipe. Assim, irão compreender o processo.

Dica 2: faça com que todos os envolvidos no projeto façam parte da elaboração do fluxograma, sejam aqueles que irão atuar diretamente, ou aqueles que vão atuar de forma indireta (incluindo fornecedores e cliente). Estimule-os a participar das reuniões, apresente o fluxograma e os feedbacks obtidos até o momento.

Dica 3: por mais que insistam, não contrate uma pessoa especializada na criação de fluxograma, pois poderá haver momentos em que você não compreenda o que foi criado. Claro que você pode solicitar a ajuda desse especialista durante a elaboração do projeto, mas é mais importante ainda que as pessoas façam parte do processo e estejam envolvidas nas etapas de criação.

Dica 4: Use e abuse de ferramentas como softwares de computadores e serviços de nuvens para o desenvolvimento de seu fluxograma, afinal, essa é uma ótima estratégia para economizar tempo e dinheiro. Isso dará muito mais qualidade à representação gráfica que está criando, o que, consequentemente, traz credibilidade ao seu trabalho.

Quais os resultados posso esperar com um fluxograma?

Como todo projeto que fazemos parte, o grande objetivo é saber quais foram os resultados obtidos durante todo o processo. Para saber se o seu fluxograma teve o sucesso deseja, é preciso:

  • Saber que as pessoas envolvidas compreenderam todo o processo;
  • Compreender quais são os principais passos que fazem parte do processo;
  • Saber identificar quem é responsável por cada atividade e etapa do projeto;
  • Compreender quais são os momentos decisivos do projeto;
  • Saber identificar quais são as entradas e saídas que fazem parte do processo;
  • Observar como as informações fluem;
  • Conhecer todos os recursos que estão envolvidos no processo;
  • Saber qual o volume de trabalho que irá desenvolver durante o projeto;
  • Saber identificar todos os atrasos e gargalos que ocorrem no processo;
  • Saber identificar quais são os pontos fortes e os pontos fracos do processo;
  • Conseguir identificar os desperdícios existentes no processo;
  • Identificar de forma ampla todo o processo.

O fluxograma deve ser algo que faça parte de um cenário realista. Somente dessa maneira os pontos fracos poderão ser identificados e melhorias serão aplicadas. Quando um fluxograma é elaborado, a identificação de melhorias de um processo é a chave para o sucesso. Por essa razão, é preciso que você se preocupe com o processo exatamente como é, e não como ele deveria ser.

A partir do momento que você conseguir visualizar todas as etapas de forma ampla, por meio do fluxograma, poderá evitar que a empresa seja submetida a complexidades desnecessárias, à duplicidade de procedimentos ou ainda, identificar gargalos.

Lembre-se sempre de que a função do fluxograma é simplificar e racionalizar o trabalho, além de facilitar a compreensão do quadro, otimização e melhorias para a empresa.

Vantagens do fluxograma

Dentre as principais vantagens do uso de um fluxograma, destacam-se:

  • Oferecer o suporte para a realização da análise de processo, tornando-se uma maneira eficiente para o planejamento e a solução de problemas;
  • Utilizar um fluxograma permite que você tenha uma visão global do processo, bem como observar os momentos críticos da operação, entre outras situações, no qual pode haver o cruzamento de vários outros fluxogramas;
  • O ato de trabalhar no desenvolvimento de um fluxograma oferece a oportunidade de ter um melhor conhecimento do processo e, assim, trabalhar em equipe, aprimorando o processo.

Desvantagens do fluxograma

Por sua vez, o uso de fluxograma também oferece algumas desvantagens, tais como:

  • A efetividade do processo vai depender da aplicabilidade que o fluxograma foi desenvolvido;
  • A empresa precisa ser padronizada, caso contrário, essa falta de normatização pode gerar consequências negativas; isso porque o fluxograma pode ser desenvolvido de forma inadequada, prejudicando todo o seu desenvolvimento;
  • Dificilmente uma pessoa sozinha poderá desenvolver um fluxograma, é necessário que ele seja elaborado em grupo, mas não mais do que 20 pessoas, caso contrário poderá haver divergência e problemas na elaboração do projeto.

Como fazer um fluxograma usando o Excel e o Word

Existem várias maneiras de se criar o fluxograma, você pode fazer usando papel e caneta, ou usando ferramentas como o Excel e o Word. Veja o procedimento a seguir:

Excel

1º passo:  Na guia Inserir, vá em Ilustrações, clique em SmartArt. 

2º passo: Na janela que irá abrir, clique em Processo.

3º passo: Selecione o modelo de gráfico que você deseja criar.

4º passo: Depois de selecionado o modelo, você poderá começar a editar as caixas do seu fluxograma.

5º Passo: Para adicionar mais caixas em seu fluxograma, você pode ir até a opção Adicionar Forma.

6º passo: Vá em meu Design onde você poderá alterar o layout e as cores das caixas do seu fluxograma.

7º passo: No menu Formatar, você pode alterar a forma, o estilo, o preenchimento e organizar as caixas.

8º passo: Ao deixar o cursor do mouse sobre alguma forma do grupo Fluxograma, o significado daquela forma irá aparecer.

9º passo: Você ainda poderá personalizar o seu fluxograma da maneira que preferir, representando assim, da melhor forma, o processo no qual está trabalhando.

Word

1º passo: Na guia Inserir, no grupo Ilustrações, clique em SmartArt.

2º passo: Na galeria Escolher um Elemento Gráfico SmartArt, clique em Processo e clique duas vezes em Processo de Ênfase com Imagens.

3º passo: Para adicionar uma imagem, clique no ícone da imagem, selecione a imagem que deseja exibir no gráfico e clique em Inserir.

4º passo: Para inserir o texto, execute uma das seguintes ações:

  • Clique em Texto no painel de Texto e digite o texto. Se o painel de texto não estiver visível, na guia Design, clique em Painel de Texto.
  • Copie o texto de outro local ou programa, clique em [Texto] no painel de Texto e cole o texto.
  • Clique em uma caixa no elemento gráfico SmartArt e digite o texto. Para obter melhor resultado, use essa opção depois de adicionar todas as caixas desejadas.

Como criar fluxograma online

Se você é do tipo que gosta de usar a tecnologia a seu favor, fique tranquilo, pois vou te ensinar agora a criar um fluxograma online. Existem diversos sites que permitem desenvolver  fluxograma gratuitamente.

Canvas

  1. Registre-se no Canva e comece a criar o seu design de fluxograma.
  2. Selecione seu layout preferido na biblioteca de templates profissionais disponibilizadas pelo site.
  3. Faça upload das suas fotos ou escolha as imagens disponibilizadas pelo site.
  4. Edite as imagens, adicione filtros e edite o texto.
  5. Salve e compartilhe com a sua equipe o fluxograma.

Você ainda pode utilizar ferramentas gratuitas para a criação do seu fluxograma, tais como:

Bizagi Modeler: essa é a ferramenta mais conhecida e utilizada por quem trabalha na criação de fluxogramas. Ela é gratuita.

ARIS Express: essa é uma versão simplificada da plataforma de análise de processos, o ARIS Platform.

BPMN.io: esse é um editor de fluxograma alemão. Ele permite que você crie diagramas de processo sem a necessidade de ficar instalando aplicativos.

Draw.io: esse editor é da mesma linha do BPMN.io, entretanto possui uma quantidade maior de funcionalidades visuais.

Yaoqiang BPMN Editor: essa é uma das ferramentas mais completas para a criação de fluxogramas.

HEFLO! Documentação: esse é outro modelo de editor de fluxograma que permite o trabalho online, sem a necessidade de baixar aplicativos.

Modelio: essa ferramenta foi desenvolvida com o objetivo de atuar na modelagem de diagramas UML, mas sua versão foi estendida para permitir que o usuário desenvolva diagramas de processos em BPMN.

Sydle: essa ferramenta de criação de fluxograma é brasileira. Além de você trabalhar na criação de processos, por meio de representação gráfica, ela ainda possui uma suíte para gerenciamento de processos.

Bonita BPM: essa ferramenta é tão completa que, se você utilizá-la, não vai querer e nem precisará de nenhum outro.

Agora que todas as suas dúvidas foram tiradas, é hora de escolher a melhor forma de criar um fluxograma e começar a trabalhar em seu projeto. Sucesso!

Até a próxima!

 

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